Come apporre la firma digitalmente su un documento

Avrete molto probabilmente sentito parlare della firma digitale, ma è altrettanto probabile che l’abbiate confusa con la scansione della firma autografa, quando in realtà si tratta di due cose ben distinte, dal momento che solo la prima rappresenta la procedura elettronica basata su un sistema di validazione certificata che permette di classificare un documento come autentico ed integro, e quindi l’unica tra le due che abbia piena validità legale.

È per questo che oggi si decide di firmare digitalmente documenti contabili o comunicazioni ufficiali da trasmettere, in modo da minimizzare il tempo necessario ed evitare una consegna ad personam e dunque una firma di proprio pugno.

Ma come si fa a creare una firma digitale utilizzando i maggiori certificatori autorizzati?

Da un punto di vista pratico non sono molte le dotazioni di cui bisogna disporre, giacché bastano:

• una smart card o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (tra questi: ACTALIS S.p.A., Aruba Posta Elettronica Certificata S.p.A., Banca d’Italia, Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, Consiglio Nazionale del Notariato, Intesa Sanpaolo S.p.A., Lottomatica S.p.A., Poste Italiane S.p.A., Telecom Italia Trust Technologies S.r.l., etc.)
• lettore di smart card (acquistabile anche presso la Camera di commercio)
• software di firma digitale (Dike e File Protector sono i più apprezzati tra quelli scaricabili gratuitamente).

Tuttavia, se si dispone di Token USB non è necessario installare il lettore e il software di firma: di cosa si tratta?

Di un dispositivo evoluto sempre pronto a sottoscrivere digitalmente e/o marcare temporalmente documenti informatici, che tra l’altro dispone di un certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi) col quale è possibile accedere in sicurezza ai servizi on line delle pubbliche amministrazioni, e che consente di richiedere gratuitamente fino a 3 documenti ufficiali della propria impresa (es. Visura, Bilancio, Statuto, etc.).

Tuttavia, credete sia possibile apporre firme digitale su qualsiasi tipo di documento informatico perché sia legalmente riconosciuto?
Sbagliate!
Infatti è necessario adoperare un formato statico, come PDF/A creato proprio per conservare documenti elettronici per lassi di tempo considerevoli, che non contiene “macroistruzioni” o “codici eseguibili” che possano essere modificati, come i più comuni .doc (Word), .xls (Excel), .odt, che sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l’estensione .p7m).

Tutti i documenti che presentano questo tipo di estensione vanno convertiti:

• chi utilizza OpenOffice o LibreOffice deve cliccare su File, selezionare Esporta pdf, e optare per “PDF/A-1a”
• chi adopera le ultime versioni di Microsoft Office deve seleionare la funzione Esporta – PDF – formato ISO PDF/A
• per tutti gli altri è necessario utilizzare uno strumento di conversione, come Pdf Creator, che una volta installato genera una nuova stampante virtuale “PDF Creator”.

A conversione effettuata, per apporre la firma digitale bisogna:

• verificare che la smart card sia correttamente inserita nel lettore (col chip rivolto verso l’alto);
• cliccare “Seleziona file” e cercare nella cartella di salvataggio il documento in formato PDF/A;
• premere su “Firma” (salvando il file nella cartella che si decide)
• Inserire il PIN della smart card
• Attendere il messaggio: “Firma eseguita correttamente” (che genererà un file con estensione “. p7m”, che è quello da inviare alla Pubblica Amministrazione).

Sappiate però che sono ammessi anche altri formati rispetto a “.p7m” , tra cui PADES: dunque, se già quanto vi abbiamo illustrato dovesse sembrarvi complesso, perché non pensare a questo punti di rivolgersi a degli esperti, dal momento che il servizio di firme elettroniche di Copying Srl si caratterizza per facilità, efficienza, sicurezza, e rispetto della normativa in vigore?