Firma grafometrica per la dichiarazione dei redditi

Come e perché firmare digitalmente la dichiarazione dei redditi?

I vantaggi della firma grafometrica per i commercialisti

Avete mai pensato a quali vantaggi ha portato la firma grafometrica al settore dei commercialisti?
Quando arriva la primavera non si risveglia solo la natura, ma anche tutto il mondo “fiscale”, nel senso che arriva il momento di preparare tutti i documenti per la dichiarazione dei redditi, il che significa carta, carta e ancora carta.

Fino a non molti anni fa questo significava che sia gli utenti che i commercialisti erano sommersi di documenti cartacei non solo per quel che riguarda tutti i documenti fiscali, ma anche per la dichiarazione dei redditi vera e propria, da conservare in archivio per almeno 5 anni.

D’altronde è anche vero che la dichiarazione dei redditi va obbligatoriamente firmata, poi vedremo meglio caso per caso, ma in caso di omissione di firma esiste la possibilità di incorrere in sanzioni.
La firma della dichiarazione dei redditi è ovviamente a carico del cliente/contribuente e nel caso il documento non sia sottoscritto può anche perdere la validità legale, rendendo di fatto nulla la dichiarazione.

Con la firma grafometrica questo problema viene risolto in maniera semplice, in quanto prima vi era tutta una serie di passaggi di documenti tra commercialista e cliente in formato cartaceo, e tra stampe, spedizioni, scansioni e reinvii, il tutto risultava lento e per taluni complicato.

La firma grafometrica infatti è una firma digitale con valore legale che permette di rendere più semplice la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali in quanto non è più necessario stampare la dichiarazione dei redditi ma si può firmare il documento informatico con firma grafometrica.

In ogni caso, per saperne di più sulla firma grafometrica vi invito a leggere l’articolo “Firma grafometrica: cos’è e cosa la rende valida” sul sito di Ardesia.

Senza la firma digitale si era quindi costretti ad usare sempre documenti stampati su carta, e questo significava polverosi archivi cartacei con conseguente bisogno di spazio e continuo riordino ed aggiornamento, per non parlare dello spreco della carta.

Con la dematerializzazione documentale si è avuta con la conseguenza naturale che finalmente buona parte della carta è stata eliminata, anzi, non stampata, a favore della conservazione digitale dei documenti. L’esigenza di passare finalmente a salvare le dichiarazioni dei redditi (e non solo quelle) in formato elettronico è un esigenza di molte categorie, in particolar modo dei commercialisti che si trovano così con una gestione semplificata dell’archivio.

La firma della dichiarazione dei redditi: perché è obbligatoria

Per legge la dichiarazione dei redditi deve essere firmata dal contribuente o dal suo rappresentate legale, e la mancata sottoscrizione di firma può anche comportare l’annullamento della dichiarazione stessa.

A chiarirlo meglio è l’articolo 3 del DPR 322/1998, dov’è evidenziato il fatto che i contribuenti ed i sostituti di imposta sono tenuti a conservare la dichiarazione debitamente sottoscritta.

Nel caso il contribuente sia provvisto di firma digitale non vi sarà nessuna difficoltà a firmare la dichiarazione in formato elettronico, facendosi poi però carico di conservarla a norma di legge per i 5 anni successivi.
Inoltre, nel caso il contribuente fosse residente all’estero può comunque usare un firma digitale rilasciata nel suo paese di residenza a patto che sia uno stato membro dell’Unione Europea, così come previsto dal regolamento UE 910/2014 all’articolo 25.

Nel caso invece che il contribuente non abbia una firma digitale, ecco che il commercialista può andare incontro all’esigenza di non stampare la dichiarazione dei redditi e far firmare in loco al cliente il documento tramite tablet con firma grafometrica.

Di contro, invece, il commercialista non è tenuto a conservare il documento firmato, ma solo una copia della dichiarazione stessa conservata dal contribuente, il quale, se vuole tenere solo la copia digitale lo può fare esclusivamente se essa garantisce i requisiti di sicurezza, immodificabilità ed integrità, ed ovviamente sottoscritto con firma digitale o firma grafometrica.