Come fare i comunicati stampa
Gli strumenti dell’ufficio stampa: le principali indicazioni su come fare i testi per i giornalisti
Per capire come fare i comunicati stampa è bene prima di tutto avere chiaro a cosa servano e a chi siano rivolti. I comunicati stampa sono i testi ufficiali emessi da aziende o enti. Il referente di questi testi è l’Ufficio Stampa, cioè il team – interno o esterno – dedicato alla gestione dei rapporti con i media (in alcuni casi può anche essere una singola persona).
La funzione di questi testi è fornire informazioni ai giornalisti in modo che possano pubblicare sul loro giornale o sito una notizia.
Diventa quindi chiaro che i comunicati stampa devono contenere una notizia: può trattarsi del lancio di un nuovo prodotto o di un servizio ma anche di analisi con dati e numeri relativi a un determinato settore. Più in generale possiamo definire notizia qualcosa che sia di interesse pubblico e che non era noto in precedenza.
Come scrivere un comunicato stampa
Come ci spiega Gabriella Braidotti titolare di ThreeSixty, uno dei più importanti uffici stampa italiani con sedi a Milano, Roma e Torino, il testo nasce per fornire le informazioni ai giornalisti in modo chiaro, in modo che possano verificarle, riprenderle nel loro articolo, rielaborarle.
Non vanno fornite interpretazioni né, tantomeno, dati falsi. Qualunque ufficio stampa sa bene che la veridicità dei contenuti pubblicati nei comunicati stampa è la chiave del rapporto con i giornalisti: se il rapporto di fiducia viene minato da un solo comportamento scorretto l’autorevolezza delle comunicazioni sarà compromessa in modo definitivo.
Non serve scrivere in modo formale o ricercato: il comunicato stampa è un testo “asciutto” che non ha bisogno di termini aulici o di grandi quantità di aggettivi.
All’opposto, è bene anche evitare termini gergali o lessico tecnico che sarebbe poco comprensibile ai non addetti ai lavori.
Per chi scrivere un comunicato stampa
A questo punto è abbastanza chiaro: si scrive per il giornalista e quindi, anche per i suoi lettori.
I giornalisti lavorano in redazioni sempre più ridotte e hanno quasi sempre molta fretta: ecco perché la semplicità del messaggio è cruciale.
Un comunicato che obblighi a chiedere spiegazioni o cercare chiarimenti non avrà alcuna efficacia.
Quando possibile, un ottimo metodo è personalizzare i testi in base alle redazioni: un quotidiano e un settimanale femminile non hanno lo stesso stile, ma è possibile proporre a entrambi la stessa notizia, se si riesce a dare un “taglio” diverso all’informazione.
Come si fa un comunicato stampa
Il buon comunicato stampa segue la traccia delle 5W del giornalismo (Who, What, Where, When, Why): nel primo paragrafo, quindi, non solo racconta che cosa succede, chi è il soggetto, quando accade qualcosa e dove, ma accenna anche al motivo per cui la notizia sia degna d’attenzione.
Il resto del testo fornisce tutti gli altri dettagli significativi e si conclude con i contatti di chi potrà fornire eventuali approfondimenti.
A questo punto il testo è pronto per essere inviato. Ma come? Oggi i comunicati stampa vengono quasi sempre mandati via email.
L’ideale è dotarsi di un servizio specifico che permette di spedire in modo professionale al proprio database di indirizzi.
Come inviare un comunicato stampa
Dopo aver seguito tutte le regole per scrivere dei comunicati stampa efficaci finalmente si aspettano i risultati.
Come i professionisti dell’Ufficio stampa sanno bene, in questo mestiere non esiste garanzia di pubblicazione.
Dopo aver inviato il testo spesso si cerca il giornalista per verificare che abbia ricevuto e se sia interessato ad ulteriori materiali (il cosiddetto recall… tradizionalmente telefonico ma oggi sempre più spostato su social o app di messaggistica).
Se dall’altra parte si riscontra interesse allora ci sono ottime probabilità di vedere la propria notizia pubblicata: potrebbe essere una pagina intera o un piccolo box, un articolo dedicato o una citazione, difficilmente lo si sa prima.
Fare un buon lavoro però aiuta!